A. Antrag außerhalb des Systems
Das INTRANet übernimmt bei der Bewilligung von Zugängen
sehr viele Aufgaben für die Zusammenstellung der Daten.
Bei der Bewilligung ist aber folgendes UNBEDINGT zu achten,
damit der Arbeitsablauf funktioniert, die Sicherheit gewährleistet ist und
die Zustellung des Zugangs möglich ist.

e-Mail-Adresse in den Benutzerdaten
Es muss sichergestellt sein, dass eine gültige e-Mail Adresse bei den
Benutzerdaten eingetragen ist. Ist die e-Mail fehlerhaft oder fehlt sie gänzlich kann der
Zugang nicht zugestellt werden!

Immer, ausnahmslos persönlich Rückfragen
Die Richtlinie der Vergabe sehen vor, dass jeder Antrag persönlich
überprüft wird. Die Überprüfung hat 2 Aspekte:
1. Überprüfung der Autorisierung (Ist die Vergabe Rechtens) - Rücksprache mit der betroffenen SK / Gremium.
2. Überprüfung der Daten (ist die Person, erfasst, aktuell, hat sie bereits Rechte)

Es gibt 3 unterschiedliche Fälle, die wir unterschiedlich behandeln,
um das System abzusichern und Doubletten auszuschließen:

1. Person ist nicht im System erfasst oder nicht eindeutig erfasst (Name, Vorname, Geburtsdatum)
a. Es wird eine Person neu angelegt
b. Es wird einen Datensatz nach Ähnlichkeitssuche verwendet
Wird ein Datensatz vom Bewilligenden gewählt, wird
der Datensatz der Person verwendet und mit Zugangsdaten
und Rechten ausgestattet. (immer nur im Falle der Bewilligung)

2. Person ist im System erfasst und eindeutig zugeordnet
Ist die Person bereits im System eindeutig erfasst, wird
der Datensatz der Person herangezogen und mit Zugangsdaten
und Rechten ausgestattet. (immer nur im Falle der Bewilligung)
Das System weist darauf hin, dass die Person bereits im System erfasst war.

3. Person ist im System erfasst und hat bereits Benutzerrechte
Wie 2. aber das System gibt zusätzlich Informationen, welche Rechte die Person bereits hat.


Tipp!
Gibt es einen Widerspruch / Unterschied zwischen der verfügbaren e-Mail im System
weist das System daruf hin. Dies sollte aber auch manuell immer überprüft werden.

Vorsicht!
Daten, die bereist im System sind müssen aus Sicheheitsgründen Vorrang haben und werden daher
zum Vorausfüllen herangezogen! Dies betrifft insbesonderredie e-Mail Adresse. Unterscheidet sich die e-Mail Adresse, die
im System verfügbar ist, von jener, die beim Antrag eingeben wurde, ist dies mit großer
Vorsicht zu behandeln und mit dem Antragsteller zu klären!
Gegebenenfalls müssen die Kontaktdaten der Person (e-Mail) aktualisiert werden!

Zusatzinformation!
Die e-Mail Adresse, die für den Benutzer eingetragen werden muss, wird unabhängig von
den Kontaktdaten der betroffenen Person geführt. Damit ist höhere Sicherheit uind eine
gezielte Kommunikation ausschließlich für die Benutzer im System möglich.

B. Antrag innerhalb des Systems
Unter dem Navigationspunkt Anträge findet man den Antrag INTRANet-Zugang.
Unter Wahl einer Organisationseinheit und einer Person (Ähnlichkeit) kann auf
verkürztem Weg ein Antrag gestellt werden, der aber ebenso wie die
Anträge von außen (anonym) bewilligt werden muss.

Tipp!
In diesem Fall wird der Antragsteller ( eingeloggter Benutzer) registriert und
kann im Bedarfsfall kontaktiert werden.