Was erlaubt Ihnen der Bereich "Mitglied"?

Der Arbeitsbereich "Mitglied" erlaubt Ihnen die Verwaltung Ihrer Mitglieder unter Berücksichtigung der Personen, die bereits im Gesamtsystem erfasst worden sind. Dieser Bereich bietet Ihnen unter "Übersicht und Suche" eine Gesamtliste der Mitglieder, die auch sortierbar und filterbar ist, sowie eine Suchfunktion, die Ihnen das schnelle Finden von einzelnen Mitgliedern erlaubt.

Dieser Bereich dient 4 primären Zielen:
 

Auskunftssystem

Schnelles Finden von Kontaktinformationen von Einzelpersonen die anhand der Informationen der "Visitenkarte" (Blaues Feld, links oben) kontaktiert werden können.
 

Verwaltung der Mitglieder

Verwalten Daten innerhalb der Kompanien bzw. Gremien:

• Personendaten
• Kontaktdaten
• Adressdaten
• Mitgliedschaften
• Funktionen
• Ränge

 

Nutzung von Verteilerlisten

Filtern und Zusammenstellen von Verteilerlisten für die Informationsarbeit:

• Postalisch
• E-Mailing
• SMS

 

Übersicht und Standesmeldung

Zusammenstellung der erfassten Daten der Mitglieder für eine schnelle Übersicht über die Verteilung der Funktionen und Ränge innerhalb der Kompanie oder Gremium in Form einer Übersichtsseite.

Die Standesmeldung (Kompanie) ergibt sich im Wesentlichen aus den aktuellen Daten der erfassten Mitglieder mit Ihrem Mitgliedstatus, ihren Funktionen und Rängen. Durch die laufende Aktualisierung der Mitgliedsdaten wird die Erstellung der Standesmeldung sehr vereinfacht und erleichtert.

Mitglied neu Anlegen

Bitte gib’ Familienname und Vorname an. Das System überprüft anhand Ihrer Eingabe, ob bereits namensgleiche Personen im Gesamtsystem erfasst sind. Ist dies der Fall, nimm’ bitte Kontakt mit dem betroffenen Gremium oder dem Intranetbeauftragten der Bundesleitung auf, um eine Mehrfachmitgliedschaft (z.B. Ehrenmitgliedschaft) zu ermöglichen.

Übernahme/Neu Anlegen

Wenn Du ein Mitglied neu anlegen willst, wird zuerst anhand von einfachen Daten (Familienname, Vorname) geprüft, ob die jeweilige Person vielleicht bereits im Gesamtsystem erfasst worden ist. Dabei sollte unbedingt auf Schreibfehler bzw. die Exaktheit der Daten geachtet werden, um das Anlegen von doppelten Datensätzen zu vermeiden.

Person ist nicht im System

Die Daten der Ersteingabe werden in die Detailsicht des Mitgliedes übernommen und es wird eine aktive Mitgliedschaft mit dem aktuellen Datum der Erstellung angelegt. Sollte die Mitgliedschaft einen anderen Status haben und / oder sich zeitlich unterscheiden (z.B. beim Nachführen von historischen Mitgliedern), sollte dies die erste Änderung sein, die Du durchführst, damit der aktuelle Stand vom System erfasst wird. Dies wirkt sich nämlich auf die Statistik(!) der Kompanie aus. Die Eingabe der Daten erfolgt 1:1 wie bei der Bearbeitung der Daten und wird durch das Klicken des Buttons "Sichern" (in der Detailsicht bleiben) oder "Sichern + Zurück" (Zurück zur Liste) abgeschlossen oder mit "Abbrechen" abgebrochen.

Eine oder mehrere Personen sind im System und werden als Trefferliste angezeigt

Bitte Kontakt mit der betroffenen Person und der betroffenen Kompanie bzw. einem höheren Organisationsebene aufnehmen. Mehrfachmitgliedschaften sind meldepflichtig und können nur durch höhere Organisationsebenen freigeschalten werden!

3 Nutzen der Daten

Die Daten können innerhalb der jeweiligen Kompanie in vielfältiger Weise genutzt werden:

Einzelauskunft -> Auskunftssystem

Schnelles Finden von Kontaktinformationen von Einzelpersonen die anhand der Informationen der "Visitenkarte" (Blaues Feld, links oben) kontaktiert werden können

Nutzung von Listen -> Verteiler

Filtern und Zusammenstellen von Verteilerlisten für die Informationsarbeit:

• Postalisch
• E-Mailing

Übersicht

Übersichtliche Darstellung der Struktur uns Aufgabenteilung innerhalb der Kompanie

Historie

Bei (optionaler) Erfassung der historischen Daten ist die Entwicklung einer Kompanie darstellbar. Die Geschichte einer Kompanie kann mit Zahlen belegt konkretisiert werden. Die Recherche von Daten und Fakten ist erleichtert und überhaupt ermöglicht.

Verwaltungsvereinfachung

Die auf aktuellem Stand gehaltenen Mitgliedsdaten fließen in die grundlegenden administrativen Notwendigkeiten der Kompanie (wie der Standesmeldung) ein. Dies erleichtert die Administrierung und verringert den damit verbundenen Aufwand auf das notwendige Minimum.

Servicebereiche

Die Daten der Kompanie und der Mitglieder stehen auch für eine Reihe geplanter Servicefunktionen zur Verfügung:

• Online Shop
• Online Anträge Auszeichnungen
• Anmeldung zur Veranstaltungen
• Anmeldung zur Veranstaltungen

Kompanien

Suche von Mitgliedern

Mit dem Suchformular kannst Du innerhalb Ihrer Mitglieder durch kombinierte Eingaben filtern und suchen. Die historischen Mitglieder können mit der Einstellung "Aktiv" ausgeblendet werden. Die Suche wird mit einem Klick auf den Button "Suchen" anhand der aktuellen Angaben des Suchformulars gestartet.

Datenschutz

Die Bearbeitung der Mitgliedsdaten obliegt ebenso wie die Nutzung der Daten alleine den einzelnen Kompanien. Die Daten werden den Organisationsebenen des BTSK insbesondere der Bundesleitung für statistische Zwecke und für Hilfestellungen (Mehrfachmitgliedschaften) und Standesmeldungen zur Verfügung gestellt.

Liste der Mitglieder

Die Liste der Mitglieder zeigt (ohne Sucheingabe) die vollständige Liste der Mitglieder an. Durch die Angabe "Aktiv" wird die Darstellung auf die aktiven Mitglieder eingeschränkt.

Die Liste ist nach unterschiedlichen Kriterien (Spalten) sortierbar und auch für den jeweiligen Zeck optimierbar (Spaltenbreite lässt sich variieren).

Ein selektiertes Mitglied wird in der Liste blau hervorgehoben. Durch diese Selektion wird auch die Visitenkarte des Mitglieds mit den wichtigsten Daten im dafür vorgesehenen Bereich dargestellt. Klicke auf den Bleistift, um das selektierte Mitglied zu bearbeiten.

Listenfunktionen (von links nach rechts):

• Bleistift (Funktion Mitglied im Detail bearbeiten)
• Plus (Mitglied neu anlegen -> Kurzlink zum Systemabgleich für das Anlegen neuer Personen)
• X (Löschen bzw. Austragen von Mitgliedern)
• Dateisymbol "Export der Liste" (wenn erlaubt)
• Runder Pfeil (Aktualisierung der Liste)

Visitenkarte

Die Visitenkarte zeigt die wichtigsten Kontaktdaten des aktuell selektierten Mitgliedes der Liste inkl. Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Portrait (wenn vorhanden) und liefert damit die wichtigsten Detaildaten für die Kontaktaufnahme.

Bearbeiten von Mitgliedern

Um ein Mitglied zu bearbeiten, wähl das gewünschte Mitglied in der Liste aus. Dadurch wird die jeweilige Zeile blau hinterlegt. Mit einem Klick auf den Bleistift oder durch einen Doppelklick auf den markierten Eintrag gelangst Du zur Detailsicht. In der Detailsicht können die Datenfelder für die Personen- und Kontakt- und Mitgliedsdaten bearbeitet werden.

Personen- und Kontaktdaten

Die Personen- und Kontaktdaten erlauben die umfassende Erfassung der Person bzw. Mitgliedes und deren unterschiedlicher Kontaktmöglichkeiten. Diese Bereiche sind den anderen Verwaltungsbereichen zwecks eindeutiger Identifikation des Mitglieds vorangestellt. Als Sonderfunktion ist auch der Upload eines oder mehrerer Portraits ermöglicht.

Da die Daten sehr vielfältig sind und unterschiedliche Anforderungen und Platz für Übersichten bieten, sind sie anhand von Kartenreitern aufgeteilt. Durch Wahl eines Kartenreiters und / oder der Links- und Rechtspfeile sowie (TIPP!) durch die Dropdownfunktionen, können die Bearbeitungsbereiche jeweils sehr schnell mit einem Klick erreicht werden.

Mitgliedsdaten: Mitgliedschaft, Funktionen, Ränge

Die Daten der Mitgliedschaft werden historisch erfasst und erlauben damit die Darstellung des Werdegangs bzw. Laufbahn der Mitglieder.

Die Mitgliedschaften, Funktionen und Ränge werden als historische Liste dargestellt und können anhand der verfügbaren Listenfunktionen (bearbeiten, hinzufügen, löschen) verändert und ergänzt werden. Mitgliedstatus, Funktion oder Rang können gewählt und müssen zeitlich festgelegt werden. Insbesondere der Mitgliedstatus dient der Erhebung der aktiven Mitglieder. Ränge und Funktionen geben Auskunft über Struktur und Aufgabenverteilung innerhalb der Kompanie. Es stehen ausschließlich Ränge und Funktionen zur Auswahl zur Verfügung, die dieser Organisationsebene zugeordnet sind.

Der Abschluss der Bearbeitung erfolgt durch das Klicken des Buttons "Sichern" (in der Detailsicht bleiben) oder "Sichern + Zurück" (Zurück zur Liste) oder kann mit "Abbrechen" abgebrochen werden.

Gremien

Die Bearbeitung der Mitglieder zur Besetzung der Gremien sowie der Zuteilung von Funktionen und Rängen erfolgt auf dieselbe Wiese wie innerhalb der Kompanien. Mit drei grundlegenden Unterschieden:

• Personen- und Kontaktdaten von zugeordneten Personen oder Kompanien sind zwar einsehbar, können und dürfen aber nicht bearbeitet werden. Die Hoheit über diese Daten liegt allein bei der jeweiligen Stammkompanie.
• Der Intranetbeauftragte des jeweiligen Gremiums kann nur Funktionen und Ränge seiner jeweiligen Ebenen vergeben.
• Der Intranetbeauftragte eines Gremiums wählt ausschließlich aus bereits im System erfassten Personen für die Zuordnung aus, da die Mitgliedschaft bei einer Kompanie Voraussetzung für die Mitgliedschaft in einem Gremium ist (Ausnahmen sind meldepflichtig und können nur von der Bundesleitung durchgeführt werden.)