Die Standesmeldung hat einen zentralen Stellenwert für die Erfassung des aktuellen Standes im gesamten Bund der Tiroler Schützenkompanien und gibt im jährlichen Vergleich die Möglichkeit Entwicklungen zu erkennen. Alle Kompanien sind verpflichtet den Stand bekanntzugeben, was jetzt elektronisch durch Zusammenstellung der aktuellen Mitgliedsdaten sehr einfach erledigt wird, wenn die Daten der Kompanie korrekt und vollständig sind. TIPP! Die Standesmeldung ist eine gute Kontrolle für die Bearbeiter in welchem Zustand die Daten sind.


Online-Formular
Es werden die Mitgliedsdaten aus den erfassten Daten der Kompanie zusammengestellt, im Online-Formular automatisch vorausgefüllt und zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Die als richtig und vollständig befundenen Daten können als gültige Standesmeldung (endgültig)  oder als Arbeitsversion für die spätere Bearbeitung gespeichert werden.


Standesmeldungen
Die Standesmeldung hat Dokumentenstatus und hat Gültigkeit mit dem Datum der Abgabe. Das endgülige Absenden ist wie eine Unterschriftsleistung anzusehen. Die Standesmeldung kann nachträglich nicht editiert werden! Gültige Standesmeldungen werden zum Jahrestichtag des Bundes für Erhebungen herangezogen.


Arbeitsversion
Um die Arbeit mit dem System zu erleichtern können die Eingaben des Formulars als Arbeitsversion als als Zwischensicherung gesichert werden.
Diese Arbeitsversion gilt nicht als Standesmeldung und hat keinen Dokumentcharakter, da sie nachträglich geändert werden kann.
TIPP! Die Standesmeldung ist ein gutes Werkzeug in der Burteiung der Qauität und Vollständigkeit der Daten einer Kompanie. Sind die Daten gut und vollständig, müssen für die gültige Abgabe der Standesmeldung keine Daten mehr im Formular geändert werden.


Vorausgefüllte Fleder
Daten aus der Mitgliederverwaltung und anderen Bereichen wie die Aboverwaltung und Waffenverwaltung werden als Dokument zusammengestellt. Soweit Daten bereits im System vorhanden sind, werden diese aus der Mitgliederverwaltung verwendet und die entsprechenden Datenfelder vorausgefüllt. Diese Angaben sind im jedem Fall zu überprüfen, da die Aktualität der Daten in der Standesmeldung gewährleistet sein muss.


Änderung von vorausgefüllten Daten
Die vorausgefüllten Daten stellen einen Vorschlag dar. Diese Daten können gegebenenfalls überschrieben werden. Sollten die Daten aus der Mitgliederverwaltung nicht mit den aktuellen Daten der Standesmeldung übereinstimmen, zeigt dies einen akuten Handlungsbedarf die Mitgliedsdaten auf Stand zu bringen und zu aktualisieren!
WICHTIG! Die Daten der Standesmeldung werden nicht in die Mitgliedsverwaltung rückgeschrieben!
TIPP! Aktualisiere zunächst die Daten in der Mitgliedverwaltung - Du ersparst Dir das doppelte Eintragen von Daten und kannst die Standesmeldung zur Überprüfung der Datenqualität in der Mitgliederverwaltung (Vollsträndigkeit, Richtigkeit, Aktualität) verwenden.


Warnmeldung Funktion nicht besetzt
Fehlenden Daten bzw. nicht vorausgefüllte Daten werden mit der Warnmeldung:Es wurde kein Mitglied mit dieser Funktion gefunden! dargestellt. Bitte ergänze die betroffene Funktion und die entsprechenden Datenfelder.


Tatsächlich nicht besetzte Funktionen
Es kann durchaus vorkommen, dass Funktionen, die in der Standesmeldung zu erfassen sind, nicht besetzt sind. Um diesen Umstand erfassen zu können und von unvollständigen Datenerfassungen unterscheiden zu können, erhalten diese Funktionen den Standardtext: derzeit nicht besetzt.
WICHTIG! Sollte die Funktion nicht besetzt sein, trage bitte "derzeit nicht besetzt" in das Feld Nachname ein!


Warnmeldung Doppelte Eintragungen
Bei Doppelbesetzungen (die nicht vorkommen sollten) wird die Warnmeldung ausgegeben: Es wurde mehr als ein Mitglied mit dieser Funktion gefunden!
Die Daten in der Mitgliedverwaltung müssen für die Verwendung zuerst auf Stand gebracht werden, da die angeführten Funktionen nur einfach besetzt sein können. Die Änderung erfolgt in der Mitgliedverwaltung
1. durch die Beendigung der Funktion beim Vorgänger mit Datumsangabe und
2. Ergänzung der Funktion beim Nachfolger mit den entsprechenden Datumsdaten. Damit wird die Historie der Funktion innerhalb der Kompanie automatisch erfasst.


Erfolderliche Felder
Erfolderliche Felder müssen für eine gültige Standesmeldung ausgefüllt werden. Das Formular kann nur abgeschickt werden, wenn alle erforderlichen Felder ausgefüllt wurden. Nur so kann die Vollständigkeit und damit Gültigkeit der Standesmeldung gewährleistet werden.
TIPP! Nicht besetzte Funktionen werden mit der Information derzeit nicht besetzt


Zusätzliche Daten und errechnete Felder
Ein Reihe von Daten wie die Anzahl der Abos, Kalender und der Gewehre werden aus verschiedenen Verwaltungsbereichen zusammengetragen und vorausgefüllt. Bestimmte Daten wie die Gesamtzahl der aktiven Mitglieder werden errechnet und müssen nicht eigens ausgefüllt werden.


Berechnung Statistische Daten aus der Mitgliedverwaltung
Schützen: Alle aktiven männlichen MG mit einem aktiven Rang (Hauptmann, Oberleutnant ... Schütze) und älter als 18 Jahre.
Jungschützen: Alle aktiven männlichen MG jünger als 18 Jahre.
Marketenderinnen: Alle aktiven weiblichen MG mit Funktion Marketendnerin und älter als 18 Jahre.
Jungmarketenderinnen: Alle aktiven weiblichen MG jünger als 18 Jahre.
Aktive Mitglieder: Alle aktiven Mitglieder.
Sonstige: Alle aktiven Mitglieder abzüglich Schützen, Jungschützen, Marketendnerinnen und Jungmarketendnerinnen.